Sin lugar a dudas una de esas cosas que nos dejará el Covid19 es el Home Office. Para algunas empresas, antes de todo este show, empezaba a ser una realidad.
Hoy es una realidad para miles de empresas y empleados a los que de un día para otro no les quedó de otra.
Ya sea que para ti es algo totalmente nuevo o bien se trata de un viejo conocido. Déjame compartirte algunos Hacks para mejorar tu productividad.
En este post…
Home Office o Trabajo desde casa.
Primero lo primero. No es lo mismo Home Office que trabajar desde casa. Hay una sutil pero muy importante diferencia. Para empezar, es conveniente saber qué estás haciendo y qué modelo te conviene a ti y tu empresa.
Por lo general trabajar desde casa es algo temporal, que haces algunos días a la semana o al mes, o quizá esos día que no tienes reuniones en la oficina y necesitas enfocarte en un proyecto sin las distracciones habituales de la oficina. O bien, cuando hay una eventualidad, como una pandemia 😷.
Llevas tu lap top a casa, pero sigues teniendo una espacio definido en la oficina de tu empresa. Tu estructura de trabajo en casa es muy similar a la de la oficina. Estás conectado de 8am a 5pm (o cual sea tu horario) y dejas de responder llamadas y correos “al salir”… ok, no todos podemos hacerlo aún yendo a una oficina y saliendo “a la hora”.
Mientras que Home Office o más bien trabajo remoto es un enfoque completamente diferente de trabajo. Si bien es aconsejable que tengas una agenda y un espacio de trabajo definido, depende de ti. Hay más flexibilidad.
La principal característica es que no tienes un espacio dentro de la oficina de tu empresa al que tengas que ir. Más bien, trabajas desde donde quieras mientras tengas los medios necesarios. Principalmente internet.
Justo ahí es donde está el cambio de enfoque. El cómo, dónde y cuándo trabajas lo defines tú. Y es donde muchos, sin límites claros y disciplina, podemos perder. Ya sea por un burnout o que te despidan por falta de productividad.
No nos confundamos. No es exactamente trabajar en shorts y playera, acostado en un camastro desde una playa exótica… que se podría🏖😎. No pierdas de vista… ¡La chamba se tiene que hacer y entregar! ¡Los objetivos se tiene que cumplir!
La comunicación se vuelve clave, y de hecho, el primer consejo que te doy es que debes sobre-comunicarte. Más vale dejar las cosas claras que enfrentar malos entendidos.
Sobrecomunícate. Con quien le reportas directo. Tus subordinados, si tienes. Con tus colegas de áreas u otras áreas con las que interactúas.
Porqué hacer Home Office
La principal razón es que te permite conciliar la vida personal y profesional. Lo que para muchas empresas se traduce en empleados más productivos, felices y satisfechos con su trabajo.
Otra gran razón son los ahorros, no solo monetarios, tanto para el trabajador como para la empresa.
Un ejercicio rápido, digamos que en la Ciudad de México bajo circunstancias normales, te toma una hora ir y otra regresas de tu casa a tu lugar de trabajo (probablemente sea más). Son 10 horas a la semana. 520 horas al año. Ok 500 horas si te tomas 2 semanas de vacaciones al año. Son algo así como 20 días en el tráfico… 🤯🤬.
¿Ya te empieza a gustar más el Home Office, no?
¿Sabes la actitud con la que vas a trabajar si no tienes que lidiar con el tráfico mañanero? ¿Ni agobiarte por salir corriendo a casa para evitar el tráfico vespertino? ¿Ves porqué le conviene también a tu empleador?
Eso no es todo, según el Centro de Transporte Sustentable EMBARQ México en el Financiero, el Home Office podría representar:
- $ 740 mil MXN al año ganados en productividad para las empresas
- Ahorros de $925 mil MXN en costos
- Ahorros de $3 mil 500 MXN anuales en transporte
¿No me crees? Piensa en los metros cuadrados menos que tu empresa tendría que pagar en rentas. Los gastos en café, azúcar, agua, hojas y otros servicios que brinden y se verían reducidos o eliminados por completo. Parece poco, pero súmalos y multiplícalos por mes.
Ojo, que una empresa seria y que implemente formalmente el Home Office para todos o algunos de sus empleados debe de considerar un presupuesto para que sus empleados tengan condiciones adecuadas para laborar.
Hay diferentes esquemas: pagar el internet del empleado, cubrir ciertos gastos eventuales o dar un bono mensual para gastos de oficina a ejecutar a discreción del empleado y con su correspondientes comprobantes.
Decálogo para mejorar tu productividad
Ahora sí, lo que nos trae aquí. ¿Cómo mejorar tu productividad?
Bueno, espera… ¿cómo medir la productividad de un empleado que trabaja de forma remota? Por objetivos. Así es. No se trata de cubrir un horario o llenar reportes. Sino tener metas claras, KPIs objetivos y fechas de entrega realistas.
- Bueno primero lo básico
Ten un lugar de trabajo definido. La cama o el sofá de la sala verás a la larga, que no solo no son funcionales sino sumamente incómodos.
Un lugar específico para trabajar, bien equipado, le ayudará a tu mente y cuerpo a saber que al estar ahí es momento de chambear.
Al mismo tiempo, tu familia lo sabrá. Seguramente también habrá que hacerles recordatorios verbales. Es igualmente clave que las personas con quienes vives entiendas que estás trabajando.
No te quedes en pijama. Está prohibido quedarse en pijama. Ok no te tienes que poner saco y corbata. Pero sí báñate y arréglate, con lo que te sientas a gusto para trabajar.
Primero, te ayudará a despertar y saber que es hora de trabajar. Segundo, ¿qué tal que tienes una videoconferencia de imprevisto?
- Ten una rutina
No quiere decir que todos los días sean iguales. Pero sí que tengas horarios definidos para trabajar y descansar. Tan malo es trabajar de más como de menos.
Ten un horario para despertar, para iniciar a trabajar, tener recesos, comer e incluso para dejar de trabajar ⏰.
¿Te gusta hacer ejercicio o meditar por la mañana? Incorpóralo a tu rutina. Esa es la maravilla, tú lo defines. ¡Y no tienes que ser cuadrado!
- Establece objetivos
Si de por sí es clave saber qué se espera de ti cuando te incorporas a una empresa, más aún cuando se trata de un trabajo remoto sin supervisión directa.
Define objetivos concretos y fechas de entrega de forma que todos tengan claro qué estás haciendo.
Mantén siempre al tanto a la persona a quien reportas, o bien a tu equipo de trabajo, de tus avances, estatus y cualquier imprevisto.
Recuerda, la única forma de que tu jefe sepa que eres productivo es cumpliendo con tus objetivos.
- Ten una lista de prioridades
De la mano del punto anterior, ten una lista de prioridades que te sirvan de guía para ir avanzando en tu trabajo.
Personalmente me gusta mucho trabajar con una lista de prioridades. Además de darle rumbo a tu trabajo, el ir tachando conforme terminas algo y a la larga ver todo lo que has terminado provoca satisfacción (sí, soy un poco ñoña).
- Elimina las distracciones
Hay quienes gustan de trabajar con música, escuchando un podcast o audiolibro. Quienes pueden poner algo en la tele y concentrarse sin problemas. ¡Solo tú sabes cómo trabajas mejor!
Pero seamos honestos… la serie de Netflix que estás viendo te distrae más de lo que te ayuda a trabajar. Si realmente quieres ser más productivo elimina todas las distracciones.
Al definir tu área de trabajo piensa en un espacio lejos de la televisión o la consola de videojuegos. Evita áreas comunes o cercanas a pasillos. Preferentemente una habitación donde te puedas aislar si es necesario.
- Pon límites
Recuerda que en esta modalidad de trabajo, todo depende de ti. Por ello es muy importante tener límites en todo sentido.
Que tus seres queridos sepan que estás trabajando, y no no puedes hacer un mandado a la mitad de la mañana.
Define y respeta tus horarios.
También es importante dejar claro con tu empleador que hacer Home Office… ¡no significa estar disponible las 24 horas del día! Para lo que sirve tener clara una ventana horaria en la que estarás disponible por teléfono, Whatsapp y/o mail.
- Utiliza la tecnología a tu favor
Existen un sinfín de aplicaciones que pueden facilitarte la vida. Para organizar tus tareas, tu agenda, tener reuniones virtuales, chats con tu equipo de trabajo (no todo es Whatsapp).
Hay empresas que tendrán ya aplicaciones definidas por la empresa. Pero en la medida de lo posible, busca y utiliza lo que mejor se adapte a tu estilo de trabajo.
Checa esta lista de 22 apps para hacer Home Office de Entrepreneur.
- No mezcles tareas del hogar con trabajo.
¡No! “Echar una lavadora” mientras escribes tu reporte te distraerá y quitará tiempo. Pero si te organizas bien… planeando tu día, estableciendo horarios y respetándolos, tendrás tiempo para hacer la lavandería y terminar tu serie favorita de Netflix.
- Cuida de ti
Si quieres ser productivo, necesitas estar descansado. Es muy fácil que con horarios flexibles y al estar en casa, las horas se nos pasen sin darnos cuenta. Aprende a parar.
Una vez más, respeta tus horarios de trabajo. Lo que es más, date tiempo para ti, para estar con tu familia, para descansar.
- Ten claro si es para ti o no.
Como seguramente ya experimentaste, el Home Office no es para todos. No todos los trabajos se pueden hacer desde casa. Ni todos tenemos la disciplina y autodeterminación para trabajar desde casa. Por lo que sé muy honesto contigo mismo y pregúntate si esto es lo tuyo.
La vuelta de truecas… para hacer Home Office
Trabajar en modalidad Home Office puede que no sea la panacea que todos pensaban, pero sí puede resultar muy padre si se hace correctamente. Probablemente depende del estilo de vida que quieres.
Cuéntame cómo te va haciendo Home Office y cuáles son tus secretos para ser más productivo.